Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Ashley Miensok
High Potential – Professioneller Reinigungsservice
Marienstraße 2, 57392 Schmallenberg
E-Mail: info@highpotential-services.com

Für Anfragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:
Maximilian Miensok, datenschutz@highpotential-services.com

2. Übersicht der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich, um Ihnen unseren Reinigungsservice anbieten und ein individuelles Angebot erstellen zu können, um bestehende Kundenverhältnisse zu betreuen (Termine, Rechnungen, Zahlungen, Dokumente, Rückfragen) und um gesetzlichen Pflichten nachzukommen. Rechtsgrundlage ist je nach Fall Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten, z. B. für Rechnungen).

3. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Nachricht) zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

4. Kundenanfrage & Servicefragebogen

Über den Servicefragebogen erheben wir die dort abgefragten Angaben zu Ihrer Kontaktinformation sowie zu Ihrem Zuhause und Ihren Reinigungswünschen (u. a. Objektart, Räume, gewünschte Leistungen, besondere Hinweise), um Ihnen ein individuelles Reinigungsangebot erstellen zu können.

Sofern Sie im Feld „Allergien oder Duftempfindlichkeiten“ gesundheitsbezogene Angaben machen, handelt es sich um eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Diese Angabe ist freiwillig und dient ausschließlich der Auswahl geeigneter, für Sie verträglicher Reinigungsmittel; die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie durch das freiwillige Ausfüllen dieses Feldes erteilen. Sie können diese Einwilligung jederzeit formlos widerrufen.

5. Kundenportal

Für bestehende Kunden bieten wir ein Kundenportal an, in dem Sie Termine, Rechnungen, Zahlungsstatus, Dokumente und Ihre Anfragen an uns einsehen können. Der Login erfolgt über ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie („hp_portal_session“), das ausschließlich zur Aufrechterhaltung Ihres angemeldeten Zustands dient, verschlüsselt gespeichert wird und nach spätestens 8 Stunden bzw. mit Ihrer Abmeldung erlischt. Für dieses technisch notwendige Cookie ist gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG keine gesonderte Einwilligung erforderlich. Wir setzen darüber hinaus keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein.

6. Eingesetzte Dienstleister

Odoo (CRM/Verwaltungssoftware): Sämtliche Kunden-, Termin-, Rechnungs- und Dokumentendaten verwalten wir in einer selbst betriebenen Odoo-Instanz auf einem eigenen Server. Es erfolgt keine Übermittlung an Odoo als externes Unternehmen.

Zahlungsabwicklung: Für die Bezahlung offener Rechnungen nutzen wir Stripe als Zahlungsdienstleister. Bei Nutzung der Zahlungsfunktion werden die dafür erforderlichen Daten (u. a. Zahlungsbetrag, Rechnungsreferenz) an Stripe übermittelt; es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Stripe.

Hosting: Unsere Website und unsere Kundendatenbank werden auf einem angemieteten Server betrieben. Der Hosting-Anbieter verarbeitet in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO) die Daten, die für den technischen Betrieb der Server erforderlich sind.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, oder solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Rechnungen von in der Regel 10 Jahren). Anfragen über das Kontaktformular oder den Servicefragebogen, aus denen kein Kundenverhältnis entsteht, löschen wir, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine weiteren Aufbewahrungsgründe bestehen.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Kontaktadresse.

Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

9. Datensicherheit

Diese Website nutzt zur Absicherung der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL/TLS-Verschlüsselung.